פיתוח CRM לחברת ליווי והשקעות נדלן
קצת על החברה
Indigo היא חברת השקעות נדל"ן אשר מלווה משקיעים ופרויקטי נדלן בישראל, דובאי ובוקרשט. החברה מתמקדת בזיהוי הזדמנויות השקעה בנדל"ן, החל ממציאת נכסים עם פוטנציאל גבוה ועד לניהול השבחתם והשכרתם. כחלק מהעבודה עם Indigo, התחלנו בתהליך ניתוח מקיף שבו למדנו לעומק את המבנה הארגוני של החברה, תהליכי העבודה הנוכחיים, האתגרים השונים והמטרות העסקיות שלה.
הצוות שלנו ערך פגישות עם אנשי מפתח ב-Indigo כדי להבין את הדרך שבה הם מתנהלים כיום, ואת התחומים שבהם יש מקום לשיפור. בנוסף, בחנו את המערכות הקיימות בחברה לניהול לידים, ניהול לקוחות וניהול פרויקטים. זיהינו קשיים בתיאום בין המחלקות השונות ובמעקב אחר לקוחות ופרויקטים, כמו גם חוסר יכולת לנטר באופן מדויק את מקורות הלידים והשפעתם על הצלחת הקמפיינים השיווקיים.
האתגר המרכזי
האתגר המרכזי שעמד בפני Indigo היה חוסר סנכרון בין מקורות הלידים השונים, מה שהקשה על החברה להבין אילו ערוצים הם היעילים ביותר ואילו פחות. זה גם מנע מהם לשפר באופן מדויק את הקמפיינים השיווקיים ולהגדיל את אחוזי ההמרה. בנוסף, תהליך ניהול הלקוחות והפרויקטים היה ידני ובלתי מסודר, מה שגרם לעיכובים משמעותיים ולחוסר יעילות בעבודת הצוותים השונים.
בעיה נוספת הייתה היכולת לעקוב אחר סטטוס הפרויקטים בזמן אמת. היעדר שקיפות בין המחלקות השונות גרם לעיכובים בתהליכים כגון שיפוץ, עיצוב פנים והשכרת הנכסים. כמו כן, היה קושי בתיאום בין אנשי המכירות לצוותי השטח, מה שהוביל לבעיות בתזמון ותקשורת.
לאחר תהליך הניתוח והבנת הצרכים המדויקים של Indigo, בנינו פתרון מותאם אישית שכולל את כל ההיבטים הקריטיים לניהול מכירות ופרויקטים בצורה אפקטיבית. הפתרון כלל שדרוג מלא של מערכות ה-CRM, הטמעת אוטומציות חכמות ושיפור תהליכי העבודה.
CRM למחלקת המכירות
פרויקט ה-CRM למכירות
במסגרת הפרויקט, יצרנו תהליך מכירות חדש עבור 6 אנשי מכירות של Indigo. תהליך זה כלל חיבור כל הלידים ממקורות שונים לתוך מערכת אחת מרכזית, מה שאפשר לחברה לאחד את כל נתוני הלידים במקום אחד ולהשיג שליטה מלאה על תהליך ההמרה שלהם. המערכת החדשה מאפשרת למנהלים ולצוותי המכירות לראות בזמן אמת את כל הלידים שנכנסים למערכת, את המקור שלהם (למשל, קמפיין שיווקי ספציפי או ערוץ תקשורת) ואת התקדמותם לאורך תהליך המכירה.
בזכות המערכת החדשה, החברה יכולה כעת למדוד במדויק את מקורות הלידים ואת ההשפעה של כל קמפיין שיווקי. כל ליד מקבל תיוג על פי מקור הגעתו, כולל מדידת UTM של קמפיינים שונים, מה שמאפשר לחברה להבין אילו קמפיינים הם היעילים ביותר ואילו מצריכים שיפור. נתונים אלו נגישים בקלות למנהלים דרך לוחות מחוונים ודוחות מפורטים, מה שמאפשר להם לבצע החלטות מושכלות יותר לגבי התקציב השיווקי והאסטרטגיה הכוללת.
המערכת החדשה גם שיפרה את תהליך ניהול הלידים בתוך הצוות. כל ליד נכנס לתוך תהליך עבודה מובנה, המבטיח שכל ליד מקבל את תשומת הלב הנדרשת בזמן הנכון. מערכת ההתראות והמשימות הפנימיות מוודאת שאף ליד לא נשכח או מטופל מאוחר מדי, מה שהוביל לשיפור משמעותי באחוזי ההמרה. בנוסף, הקמנו כלים שמאפשרים לחברה לעקוב אחר ביצועי אנשי המכירות, מה שמאפשר זיהוי מוקדם של בעיות והזדמנויות לשיפור.
ניהול פרוייקטים
החלק העיקרי מלבד תהליך המכירות, הוא התהליך השוטף של הליווי וניהול הפרויקטים.
יצרנו מערכת מרכזית המאפשרת ל-Indigo לנהל את כל הלקוחות והפרויקטים הפעילים בצורה מסודרת ומדויקת. המערכת החדשה מאפשרת לחברה לעקוב אחר כל שלבי הפרויקטים – משלב ההתחלה, דרך תהליכי השיפוץ ועיצוב הפנים, ועד לניהול ההשכרות.
כל פרויקט מוקצה למנהל פרויקט ספציפי, עם תהליכי עבודה מוגדרים שמוודאים שכל שלב מתקדם לפי התכנון. המערכת מאפשרת לצוותים השונים לעדכן סטטוסים בזמן אמת, כך שלמנהלים יש תמיד תמונה מלאה של המצב הנוכחי. זה כולל מעקב אחר הלוואות לקוחות, התקדמות השיפוצים, סטטוס עיצוב הפנים ואפילו תהליך השכרת הנכסים.
אחת התוספות המרכזיות הייתה האפשרות לנהל תקציבים בתוך המערכת, מה שמאפשר ל-Indigo לעקוב אחר ההוצאות בפרויקט לעומת התקציב המתוכנן ולוודא שהכול מתנהל לפי הציפיות. זה הוביל לשיפור משמעותי בשליטה הכספית וביכולת לזהות בעיות פוטנציאליות לפני שהן הופכות לבעיות חמורות.
בנוסף, יצרנו אינטגרציה בין מערכת ניהול הפרויקטים למערכת ה-CRM, כך שיש תיאום מלא בין תהליך ניהול הלידים לתהליך ניהול הפרויקטים. זה מאפשר לאנשי המכירות לקבל תמונה מלאה של הסטטוס של כל לקוח וכל פרויקט שהוא חלק ממנו, מה שמוביל לשיפור בשירות הלקוחות והגברת שביעות הרצון.
אוטומציות
כחלק מהפתרון, הטמענו מגוון אוטומציות שעוזרות ל-Indigo לחסוך זמן ולייעל תהליכים. בין האוטומציות שהוטמעו: חתימה אוטומטית על מסמכים, מה שמאפשר לסגור עסקאות מהר יותר וללא צורך במעורבות ידנית בכל שלב. כמו כן, הוספנו אוטומציות WhatsApp שמאפשרות לחברה לשלוח הודעות אוטומטיות ללקוחות בכל שלב בתהליך, כולל תזכורות, עדכוני סטטוס ושירות לקוחות.
הטמענו גם צ'אטבוט מתקדם שמסייע לענות על שאלות בסיסיות של לקוחות, לאסוף לידים חדשים ולשמור על קשר עם לקוחות קיימים בצורה אוטומטית. בנוסף, בנינו כלים לקמפיינים המוניים ב-WhatsApp, שמאפשרים לחברה לשלוח הודעות למספר רב של לקוחות בו-זמנית, לשווק מבצעים או לעדכן על התקדמות פרויקטים.
תוצאה וסיכום
בסיום הפרויקט, Indigo נהנית מייעול משמעותי בכל תהליכי העבודה המרכזיים שלה. תהליך המכירות הפך למובנה ומדויק יותר, מה שהוביל לשיפור באחוזי ההמרה וליכולת משופרת למדוד ולשפר את הקמפיינים השיווקיים. ניהול הפרויקטים השתפר בצורה ניכרת, עם שליטה טובה יותר על התקציבים, ניהול זמנים מדויק ושקיפות מלאה בין המחלקות השונות.
האוטומציות שהוטמעו חסכו לחברה זמן יקר ואפשרו להם להתמקד בנושאים החשובים באמת, תוך כדי שיפור השירות ללקוחותיהם. במבט כולל, הפתרונות שהטמענו סייעו ל-Indigo לשפר את הביצועים העסקיים, להגדיל את היעילות הארגונית ולהשיג יתרון תחרותי בשוק הנדל"ן הבינלאומי.